Já falamos aqui no blog sobre assembleias e a importância delas para o condomínio. A assembleia é o foro máximo para tomada de decisões, ou seja, o órgão deliberativo mais importante do condomínio. Clique aqui para conferir o artigo com mais detalhes sobre organização e divulgação.
Agora, neste texto, vamos dar algumas dicas de como fazer a assembleia render mais. Afinal, o tempo de todos é muito precioso, certo? Veja abaixo:
Defina uma pauta clara e divulgue-a antes da assembleia
Ao divulgar a assembleia, deixe claro quais são os assuntos a serem tratados. Assim, as pessoas já chegarão à assembleia com as ideias em mente e as discussões tendem a ser mais produtivas.
Exemplo:
- Uso da área de manobra da garagem;
- Consumo de água;
- Instalação do sistema de câmeras.
Não exagere na quantidade de assuntos na pauta
Se possível, separe três assuntos para cada assembleia. Em geral, é muito difícil tratar de muitos tópicos, o tempo quase nunca é suficiente e as pessoas irão se perder em tantos pontos discutidos. Se há muitos assuntos para serem tratados, melhor agendar um segundo encontro para os outros pontos.
“Outros assuntos” não é assunto da pauta
O tópico “outros assuntos” abre espaço para debates fora de hora, pouco objetivos e, quase sempre, sem conclusão. Por isso, evite tópicos genéricos.
Deixe os assuntos paralelos para depois
Se você tem um relacionamento de amizade com algum de seus vizinhos (o que é ótimo), provavelmente vai querer conversar com ele sobre assuntos diversos, como, por exemplo, o jogo decisivo do seu time naquela semana. Temos, então, um motivo para vocês se encontrarem, baterem um papo e provarem um petisco, não para renderem uma conversa na reunião. Esses detalhes ajudam a tirar o foco da assembleia, o que prolonga ainda mais a duração do encontro.
Determine um horário de início e fim
As reuniões de condomínio são iniciadas após a primeira chamada se metade dos condôminos estiverem presentes. Não havendo quórum, a assembleia é iniciada em segunda chamada com qualquer número dos condôminos. Ou seja, existe uma convenção sobre o horário de início. Mas é importante também definir um período de duração. Deixe claro, no início da reunião, o tempo separado para cada tópico. Por exemplo: 10 minutos para introdução, 15 minutos para o primeiro assunto, 15 para o segundo e mais 15 para votação. Essa definição logo no início pode evitar que a reunião demore muito, perca o foco e todos os presentes percam tempo.
A reunião NÃO deve ser uma palestra do síndico
As assembleias em condomínios precisam da participação de todos. Por isso, é importante que os condôminos, além de comparecerem às reuniões, acompanhem o que acontece no condomínio para, assim, contribuírem com ideias e sugestões. Se viável, a reunião pode até mesmo ter um mediador, que não seja o síndico, para organizar os debates.
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