Elaborar um planejamento anual é uma das melhores formas de manter o condomínio financeiramente saudável e evitar surpresas indesejáveis durante o ano. Ao realizar uma previsão dos gastos, todos podem se preparar melhor e realizar mudanças, se necessário.
Conheça os benefícios de se fazer um planejamento anual
O principal benefício do planejamento é o equilíbrio das finanças. Quando não há planejamento a gestão é feita às cegas, ou seja, as despesas são pagas à medida que surgem. Agir dessa maneira é imprudente e arriscado, o condomínio pode não ter recurso para arcar com despesas futuras e as taxas condominiais sofrerem aumentos desnecessários.
Prever as despesas através de um planejamento inteligente reduz as chances de resultados negativos e possibilita a realização de novos investimentos.
Além disso, preparar-se para o ano que está por vir e antecipar gastos promove uma comunicação mais transparente entre os condôminos. É também uma forma excelente de promover um consumo mais consciente.
Analise as despesas do ano anterior
O primeiro passo para um bom planejamento é analisar as despesas dos 12 meses anteriores. Através dessa análise é possível conhecer quais são os principais gastos e quando eles ocorrem.
É importante levar em conta tanto despesas ordinárias – como pessoal, encargos, consumo, manutenções preventivas, despesas administrativas, materiais, seguro, etc. – quanto despesas extraordinárias, como emergências e benfeitorias. Quanto mais detalhada a análise desses 12 meses, melhor será o seu planejamento para o ano seguinte.
Elabore o plano levando em conta vários fatores
Um dos erros mais comuns ao se realizar um planejamento é não levar em conta que durante o ano acontecem vários eventos, tanto programados quanto eventuais. Esses acontecimentos incluem troca de extintores, conserto de um portão eletrônico, reparação da infraestrutura do condomínio, quebra ou dano de algum bem. Além desses, podemos mencionar entupimento na rede hidráulica, defeito na bomba d’agua, infiltrações ou rachaduras, entre muitos outros.
Não é possível prever se e quando algo vai ser quebrado ou parar de funcionar, mas estar preparado é a melhor maneira de evitar surpresas. Possuir recurso para arcar com esse tipo de ocorrência é fundamental.
Já as manutenções preventivas são necessárias e previsíveis. Além de aumentarem a vida útil dos equipamentos, elas evitam gastos exorbitantes com a troca de aparelhos, ressarcimentos ou consertos antes do tempo.
Outro ponto importante é a inflação. Não é possível prevê-la, mas é bom considerar possíveis reajustes salariais e aumento nos preços de materiais e serviços. Além desse fator, deve-se levar em conta o comportamento de inadimplência, antecipando-o a partir da análise dos anos anteriores.
Verifique a necessidade de mudanças e proponha-as em assembleia
O planejamento pode trazer à tona a necessidade de mudanças. Quando as contas estão altas, promover uma campanha de conscientização também tem excelentes resultados. Outra boa sugestão é fazer mudanças, que apesar de pequenas, reduzem muito o consumo de energia, como instalar lâmpadas LED e sensores de presença.
As despesas extraordinárias ou benfeitorias também precisam ser aprovadas em assembleia. Elas incluem reformas, aquisição de móveis, pintura, entre outras.
Ajuste o planejamento ao longo do ano
No decorrer do ano é importante comparar os valores projetados com os reais. Esse controle permite que sejam realizados ajustes durante o percurso, para melhorar a situação financeira.
Essas adaptações podem ser novas medidas para arcar com despesas além do esperado ou, quando o resultado for melhor que o previsto, aproveitar o recurso excedente para benfeitorias (a partir de aprovação em assembleia).
Lembre-se que caso aconteça algum imprevisto que represente gastos excessivos, a assembleia também precisará ser convocada para aprovação.
Acompanhar os gastos reais comparando-o com o planejamento realizado também é uma forma de se preparar para o ano seguinte e tornar o processo ainda mais fácil e assertivo. Com o tempo será cada vez mais simples manter a estabilidade financeira e o bem-estar do condomínio.
A Pillar é uma administradora de condomínios que tem muita experiência em seu ramo de atuação. Conte conosco para fazer de 2019 um excelente ano! Estamos ao seu lado para auxiliá-lo. Que as surpresas sejam apenas as felizes!
